Wanneer mag ik incassokosten rekenen aan mijn klant?

Veel ondernemers vragen zich af wanneer ze extra kosten mogen rekenen als een klant te laat betaalt. Het korte antwoord: je mag incassokosten rekenen zodra een klant in verzuim is, maar wel binnen de wettelijke regels. Dat betekent dat je eerst een correcte herinnering of aanmaning stuurt en dat je het bedrag van de incassokosten juist berekent. Doe je dit goed, dan vergroot je de kans dat de klant alsnog betaalt en voorkom je discussies over extra kosten.

Stap 1: Wacht tot de klant in verzuim is

Een klant is pas in verzuim als:

– De betalingstermijn op de factuur is verstreken

– Je de klant een correcte betalingsherinnering hebt gestuurd

– Bij particuliere klanten (consumenten) moet je eerst een 14-dagenbrief sturen. Zakelijke klanten (B2B) mogen sneller in verzuim komen, mits dit in je algemene voorwaarden staat.

Stap 2: Bereken de incassokosten correct

De hoogte van de wettelijke incassokosten is wettelijk vastgelegd en hangt af van het openstaande factuurbedrag. Voor zakelijke klanten gelden meestal de volgende percentages: 

Belangrijk: voor consumenten gelden vaak lagere vaste bedragen en wettelijke rente kan ook van toepassing zijn.

Stap 3: Stuur een duidelijke aanmaning

Zodra je weet dat je incassokosten mag rekenen:

– Verstuur een officiële aanmaning of 14-dagenbrief (voor consumenten)

– Vermeld het openstaande bedrag, de rente en de incassokosten

– Geef een nieuwe betaaltermijn (bijvoorbeeld 7 dagen)

– Een duidelijke, zakelijke brief voorkomt onnodige conflicten en geeft je recht op incassokosten.

Veelgemaakte fouten bij incassokosten

– Direct kosten rekenen zonder herinnering – de klant kan dit aanvechten

– Incassokosten verkeerd berekenen – altijd de wettelijke percentages checken

– Vergeten de brief correct te formuleren – vooral bij consumenten is dit belangrijk

– Geen administratie bijhouden – alles documenteren helpt als je het later moet aantonen

Wanneer laat je het liever aan een ander over?

– Voor kleine bedragen of bij klanten die meestal snel betalen, kun je dit prima zelf regelen. Bij complexe gevallen of grote bedragen kan een incassobureau of juridische partij verstandiger zijn.

– Maar zelfs dan is het handig om eerst zelf een strak traject te hebben. Zo weet je precies wat er openstaat, welke stappen zijn gezet en behoud je de regie.

Hoe SelfCollect helpt bij incassokosten

SelfCollect maakt dit hele proces veel makkelijker. Met onze kosteloze incassosoftware kun je:

– Automatisch herinneringen en aanmaningen versturen

– Incassokosten correct berekenen volgens de wet

– Overzicht houden van openstaande betalingen

– Alles communiceren vanuit de naam van CreMan

– Zelf bepalen wanneer je het dossier opschaalt of afrondt

Je hoeft dus niet bang te zijn dat je fouten maakt of dat een klant onnodig discussieert over kosten. Met SelfCollect heb je de regie en blijft het professioneel.

Start vandaag nog met SelfCollect en zorg dat je incassokosten correct en zonder gedoe in rekening kunt brengen.