Wat moet ik doen als mijn factuur niet wordt betaald?

Wordt je factuur niet betaald? Dan moet je snel en duidelijk handelen. Wacht niet weken af, maar stuur direct na het verlopen van de betaaltermijn een herinnering. Blijft betaling uit, volg dan met een tweede herinnering en daarna een officiële aanmaning waarin je incassokosten aankondigt. In veel gevallen betaalt een klant alsnog zodra je consequent bent. Door vaste stappen te volgen, houd je controle en voorkom je dat een openstaande factuur blijft liggen.

Stap 1: Check je factuur

Voordat je actie onderneemt, controleer eerst:

– Klopt het bedrag?

– Is de betaaltermijn duidelijk?

– Zijn je betaalgegevens correct?

– Weet je zeker dat de klant de factuur heeft ontvangen?

– Soms is het simpelweg een misverstand. Eén korte mail kan al genoeg zijn.

Stap 2: Stuur een vriendelijke herinnering

Is de vervaldatum voorbij? Stuur dan een nette herinnering. Houd het kort en professioneel:

– “Volgens onze administratie staat factuur [nummer] nog open. Zou je deze alsnog willen voldoen?”

– Geen frustratie, geen dreiging. Gewoon duidelijk.

Tip: hoe sneller je herinnert, hoe groter de kans dat je betaald wordt.

Stap 3: Tweede herinnering (duidelijker)

Komt er geen reactie? Stuur dan een tweede bericht:

– Geef een nieuwe, concrete betaaltermijn (bijvoorbeeld 7 dagen)

– Benoem dat vervolgstappen volgen als betaling uitblijft

– Blijf zakelijk. Emoties helpen niet.

Stap 4: Officiële aanmaning

Reageert je klant nog steeds niet? Dan stuur je een officiële aanmaning.

– Bij particuliere klanten ben je verplicht eerst een 14-dagenbrief te sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Bij zakelijke klanten mag dat sneller, als dit in je voorwaarden staat.

– Hier gaat het vaak mis: verkeerde formulering of stappen overslaan. En dat kan later problemen opleveren.

Overzicht van het proces

Structuur maakt het verschil.

Waarom betalen klanten niet?

In veel gevallen is het geen onwil. Vaak gaat het om:

– Vergeten betaling

– Administratieve fout

– Tijdelijk geldtekort

– Ontevredenheid

Door snel te schakelen, voorkom je dat het uit de hand loopt.

Zelf oplossen of uitbesteden?

Voor kleine en middelgrote bedragen kun je dit prima zelf regelen. Zeker als je overzicht houdt en consequent handelt. Pas als een klant blijft weigeren of het bedrag oploopt, wordt uitbesteden interessant.

Veel ondernemers twijfelen hier onnodig. In de meeste gevallen kun je eerst zelf een professioneel traject starten.

Hoe SelfCollect helpt bij onbetaalde facturen

Wil je dit strak en zonder gedoe regelen? Met SelfCollect kun je kosteloos je eigen incassotraject starten, terwijl jij de regie houdt en de communicatie verloopt vanuit de naam van CreMan.

Concreet betekent dat:

– Automatische herinneringen op vaste momenten

– Correct opgebouwde aanmaningen

– Overzicht van openstaande facturen

– Professionele uitstraling richting je klant

– Volledige controle over elke stap

Dus zelf eerst je incasso traject beginnen? Upload jou eerste vordering hier en maak kennis met je eigen incasso.